Im digitalen Zeitalter ist der Schutz von Kundendaten und die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften unerlässlich – gerade im Immobiliengeschäft, in dem sensible Informationen wie persönliche Daten, Finanzdaten und Vertragsdetails verarbeitet werden. Als Maklerin müssen Sie nicht nur sicherstellen, dass Sie den Datenschutz korrekt umsetzen, sondern auch ein vertrauensvolles Umfeld für Ihre Kunden schaffen. In diesem Beitrag erfahren Sie, warum Datenschutz so wichtig ist und wie Sie ihn in Ihrer täglichen Arbeit umsetzen können.

1. Die Grundlagen des Datenschutzes – DSGVO verstehen und umsetzen
In der Europäischen Union ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) die maßgebliche Regelung, die den Umgang mit personenbezogenen Daten regelt. Sie ist auf alle Unternehmen anzuwenden, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten – also auch auf Maklerbüros. Die DSGVO verlangt unter anderem, dass Sie die Daten Ihrer Kunden nur für den festgelegten Zweck erheben, speichern und verarbeiten und dass Sie diese Daten vor unbefugtem Zugriff schützen.

Als Maklerin sollten Sie sich mit den wichtigsten Grundsätzen der DSGVO vertraut machen, dazu gehören:

• Rechtmäßigkeit: Stellen Sie sicher, dass Sie personenbezogene Daten nur mit Zustimmung der betroffenen Personen oder auf rechtlicher Grundlage erheben.
• Zweckbindung: Verarbeiten Sie Daten nur für den spezifischen Zweck, für den sie erhoben wurden.
• Datenminimierung: Erheben Sie nur die notwendigen Daten.
• Transparenz: Informieren Sie Ihre Kunden darüber, welche Daten Sie sammeln und wie Sie diese verwenden.

2. Wie Sie Daten sicher speichern und schützen
Die Speicherung von Kundendaten ist ein weiterer wichtiger Punkt. Daten sollten nicht nur sicher gespeichert, sondern auch regelmäßig gesichert werden, um im Falle eines Systemausfalls oder Angriffs geschützt zu sein. Achten Sie darauf, dass Sie keine unnötigen Daten aufbewahren und veraltete Daten regelmäßig löschen, um den Datenschutz zu wahren.

• Verschlüsselung: Stellen Sie sicher, dass alle elektronischen Daten verschlüsselt sind, besonders bei der Übertragung per E-Mail oder bei der Speicherung in Cloud-Systemen.
• Zugangskontrollen: Sorgen Sie dafür, dass nur autorisierte Personen Zugang zu sensiblen Daten haben.
• Passwortschutz: Verwenden Sie sichere Passwörter und ändern Sie diese regelmäßig, um unbefugten Zugriff zu verhindern.

3. Der richtige Umgang mit Kundendaten während der Kommunikation
In der Immobilienbranche ist es üblich, regelmäßig mit Interessent:innen, Verkäufer:innen und anderen Makler:innen zu kommunizieren. Besonders wichtig ist es, sicherzustellen, dass diese Kommunikation datenschutzkonform erfolgt.

• E-Mail-Sicherheit: Verwenden Sie verschlüsselte E-Mails, um sensible Daten zu versenden. Informieren Sie Ihre Kunden darüber, wie sie ihre E-Mails sicherer gestalten können (z. B. durch die Nutzung von sicheren E-Mail-Diensten).
• Telefon- und Videokonferenzen: Wenn Sie personenbezogene Daten am Telefon oder in Videokonferenzen besprechen, achten Sie darauf, dass diese Gespräche in einem sicheren Umfeld stattfinden, in dem keine unbefugten Dritten mithören können.
• Dokumentenaustausch: Stellen Sie sicher, dass alle Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten (z. B. Kaufverträge oder Identitätsnachweise), sicher und über geschützte Kanäle ausgetauscht werden.

4. Einhaltung der Aufbewahrungspflichten
Im Immobiliengeschäft gibt es gesetzliche Vorschriften, wie lange bestimmte Daten aufbewahrt werden müssen. Beispielsweise müssen Kaufverträge und Steuerunterlagen in der Regel für eine bestimmte Zeit (z. B. 10 Jahre) aufbewahrt werden. Achten Sie darauf, dass Sie diese gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kennen und Ihre Daten entsprechend archivieren.

• Dokumentenmanagement-Systeme: Verwenden Sie ein Dokumentenmanagement-System, um alle Daten und Verträge sicher zu speichern und den Überblick zu behalten.
• Regelmäßige Überprüfung: Überprüfen Sie regelmäßig, ob alle gespeicherten Daten noch relevant und gesetzlich erforderlich sind.

5. Kunden über ihre Rechte aufklären
Kund:innen müssen über ihre Rechte in Bezug auf ihre persönlichen Daten informiert werden. Sie haben unter anderem das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerspruch. Sie sollten daher in der Lage sein, Ihren Kunden diese Rechte zu erklären und wie sie diese ausüben können.

• Datenschutzerklärung: Stellen Sie sicher, dass Sie eine klare und verständliche Datenschutzerklärung auf Ihrer Website und in Ihren Geschäftsunterlagen haben, in der Sie erläutern, welche Daten Sie erheben, wie diese genutzt werden und wie lange sie gespeichert bleiben.
• Einwilligungserklärung: Holen Sie die ausdrückliche Zustimmung Ihrer Kunden ein, bevor Sie deren Daten speichern oder weitergeben. Diese Einwilligung sollte dokumentiert und jederzeit widerrufbar sein.

6. Umgang mit Datenschutzverletzungen
Trotz aller Sicherheitsvorkehrungen kann es zu Datenschutzverletzungen kommen. In diesem Fall ist es wichtig, schnell und richtig zu reagieren. Im Rahmen der DSGVO sind Sie verpflichtet, Datenpannen innerhalb von 72 Stunden der zuständigen Aufsichtsbehörde zu melden, wenn diese zu einem Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen führen.

• Notfallplan: Haben Sie einen Notfallplan, der festlegt, wie Sie im Falle einer Datenpanne reagieren müssen, wer informiert werden muss und welche Schritte zur Schadensbegrenzung unternommen werden.
• Schulung: Sensibilisieren Sie alle Mitarbeiter:innen für den sicheren Umgang mit Daten und für die Maßnahmen, die im Falle eines Datenschutzvorfalls zu ergreifen sind.

Fazit:
Datenschutz ist im Immobiliengeschäft von entscheidender Bedeutung, da Sie regelmäßig mit sensiblen Informationen arbeiten. Indem Sie sich an die Vorgaben der DSGVO halten und sicherstellen, dass Kundendaten sicher und verantwortungsvoll behandelt werden, stärken Sie das Vertrauen Ihrer Kunden und vermeiden mögliche rechtliche Konsequenzen. Ein professioneller Umgang mit dem Thema Datenschutz ist nicht nur rechtlich notwendig, sondern trägt auch dazu bei, eine langfristige, vertrauensvolle Kundenbeziehung aufzubauen.